就業規則は無料テンプレートのコピペは危険？そのリスクとは？

会社の就業規則を作るときに、なかには余計な費用をかけたくないからと【無料のコピペで作ってはダメなの？】と疑問に思っている方もいるようです。

 

確かに会社によって余計な費用をかけたくないと考えるのが経営者の方ですが、就業規則も代用できるのでしょうか。

 

これから就業規則を作成したいと考えている経営者の方、必見です！

 

就業規則は無料のコピペはダメ？考えられるリスク！

従業員が10人以上になると考えなくてはいけない就業規則ですが、インターネットでアップされていた就業規則の雛形をそのまま使ったり、コピペ（コピーアンドペースト）で作ってしまう会社は意外と多いものです。

 

特に作成費用をかけたくない中小企業に多い傾向にあり、それが原因になり従業員とトラブルになっている会社もあります。

 

例えば、賞与の支給金額を2ヶ月分・3ヶ月分以上など具体的に記載されていたり、年次有給休暇日数を法廷以上になってしまっていることもあります。

 

就業規則の文章は専門的な知識を持っていないと読んでも全部を理解するのは難しく、中小企業にも関わらず、大手ならではの就業規則を従業員と結んでしまっている会社もあります。

 

就業規則は法的にも優先度の高いものになるので、これらの条件が記載されたまま契約してしまうと、会社は守るしかなくなってしまうのです。

 

経営者のなかには「そんな規定知らない」と思う人もいるかもしれませんが、契約している以上支払うしかないのです。

 

中小企業が大手なみの手厚い福利厚生を用意したいと思っていても、金銭的な負担を考えると難しいものです。

 

他にも現在は働き方が多様化しているため、正社員以外にもさまざまな雇用形態があります。

 

例えば契約社員・派遣社員・パート社員・再雇用社員・嘱託社員などがありますが、それぞれの違いについて說明できますか？

 

それぞれのメリットやデメリット、雇用形態の違いについて知らないと安易に契約もできません。

この雇用形態が就業規則の中でも一番ミスが多く、間違えた契約を従業員と結んでしまう原因でもあります。

 

他にも残業代の計算方法が間違えていたり、管理職の扱いが間違えているなんてことも・・・。

 

経営者のなかにはとりあえず就業規則を作ればOKだと思っている人もいるのですが、正社員とパート社員（アルバイト）でも同じ条件ではありません。

 

コピペで就業規則を作ると、中身をきちんと確認せず会社の規模や雇用形態に合わない条件で契約してしまうのです。

 

会社の経営だけでなく信用にも影響することが考えられますし、従業員にとってもその内容だから契約したのに不快な気持ちになりますね。

 

お互いにとっても決していい話とはいえません。その従業員が揉めて会社を辞めた場合、会社の悪口を言われてしまうデメリットも考えられます。

 

就業規則の中身を変更するときは？

コピペで作ってしまった就業規則を修正すればいいのでは？と考える経営者の方もいると思います。

確かに間違えた内容の就業規則を使い続けるわけにはいきませんし、早い段階で見直しをしなくてはいけません。

 

でも就業規則の内容を変えるときは、労働者一人ひとりの同意をもらわなくてはいけません。

 

特に従業員にとって条件が悪くなる内容の場合は、事前の通知や同意なくして勝手に中身を変えると「労働契約法」の違反になってしまうのです。

 

従業員が同意しないときは内容を勝手に変えることはできません。

 

就業規則は会社で管理しているのだからと安易にコピペで作ってしまうと、トラブルのもとにもなります。

 

会社と従業員の契約でもあるので、中身をしっかりと確認し問題がないと判断してから従業員との共有をしないと、あとあと大きな問題になります。

 

就業規則の作成は社労士に依頼しよう

就業規則の作成について、コピペは良くないことはわかったものの自分で一から作成するとなるととにかく時間もかかり本業に支障が出てしまうことも考えられます。

 

そもそも就業規則は作成して終わりではなく、書類を揃えたり届け出も必要になります。

 

専門的な知識を必要とする就業規則の場合、必ず記載しないといけない項目もあります。

 

それらの項目が抜けていると、就業規則として正しく機能しなくなってしまいます。

 

就業規則はこれから会社を大きくするためにも大切なことですし、会社の労務を考えたら社労士に依頼してしまったほうが安心です。

 

就業規則について何度も作成している社労士であれば、業界ごとに記載するべき内容など適切なアドバイスをもらうこともでき、質の高い就業規則が作成できます。

 

合わせて会社で今起きている問題をどう解決するべきか？就業規則にどうやって記載しておけばいいのかなども相談できます。

 

社労士のなかには就業規則を作ったことのない人もいますので、得意分野としている社労士を選びましょう。

 

就業規則は後悔しないように必要な投資だと思い、作成するのをおすすめします。

 

就業規則は定期的な見直しを！

 

就業規則は一度作成したからといって、ずっと同じものが使えるものではありません。

 

労務人事関係の法律は常に変化しています。

例えば2019年4月にも働き方改革が行われました。古い法律のままでの就業規則は意味がありませんし、これもトラブルの原因になります。

 

とはいえ自分たちで常にどんな法律が変わるのかをチェックしながら、管理するのは難しいものです。

社労士であれば人事労務・給与などの法律についての専門家なので常に新しい情報を収集しています。

 

そのため法律にも強く最新の情報をもとに就業規則を作成したり修正・改正します。

 

もちろん経営者であれば最低限の就業規則については把握しておく必要がありますが、社労士に任せられれば安心して本業に時間を使えますね。

 

まとめ

 

就業規則をコピペで作ったほうが時間も費用もかからず節約になると考えてしまいがちですが、間違えた内容で契約しているデメリットのほうが大きくなってしまいます。

一度作成し契約を結ぶと変更では従業員の同意が必要になるなど、簡単に変更できなくなります。

 

就業規則の雛形があるからと安易に考えないこと、法の改正に合わせて見直しを行うなどそのときの法律にあった、就業規則になるように注意してくださいね。